電郵服務 - Zoho Mail
1. 登入方式
- 登入地址：https://www.zoho.com/mail/login.html
- (如有)顧客自訂的登入地址
2. 新增及管理用戶 (User)
- 基本服務包括4個用戶。
2.1 新增用戶
- 適用於新入職的員工；
- 請按以下格式傳送給我：
“請新增用家：(用家名稱)@(公司域名，如example.com)”。
2.2 刪除用戶
- 適用於離職的員工；
- 請按以下格式傳送給我：
“請刪除用家：(用家名稱)@(公司域名，如example.com)”。
3. 新增及管理群組電郵 (Group)
- 群組是用戶共用的電郵，例如當設置一個名為”[email protected]”的群組電郵，並把所有公司的用戶加入，所有用戶都將能查看和收發”[email protected]”的電郵。
- 基本服務包括無限創建群組電郵和要求添加、刪除群組電郵中的用戶。
- 請按以下格式傳給我：
“請新增群組電郵：(群組名稱)@example.com”，並把”用戶電郵1、用戶電郵2…添加到本群組”。
4. 離職員工的電郵處理方案
- 本操作將須要支付額外費用。
- 當我們收到員工離職通知後，將按以下方式處理。
- 於客戶指定的時間，修改客戶的電郵登入密碼，使離職員工不能再登入及處理電郵。
- 按客戶制定的後續處理方案，處理該用戶。
- 後續處理方案，可選擇以下方案：
4.1 接管的員工繼承離職員工的賬戶
- 保留離職員工的電郵賬戶，由主管安排同事繼續使用。
- 該賬戶可以添加新同事的電郵。假設離職員工電郵為[email protected]，接手同事電郵為[email protected]，這時候，可以把本賬戶的主電郵設置為[email protected]，但由於[email protected]仍然在賬戶當中，因此接手同事可繼續跟進離職同事的電郵並使用[email protected]進行跟進回覆。
- 本方案的好處是無需新增賬戶，節省潛在的額外費用。
4.2 把離職員工電郵的賬戶內容，轉移到接管員工的新電郵賬戶，並保留離職員工的賬戶
- 保留離職員工的電郵賬戶，把離職員工的所有電郵，導出到接管員工的新賬戶，並設置日後再有電郵傳送到離職員工的電郵賬戶，該電郵將轉發到新賬戶。
- 本方案由於同時保留新舊賬戶，因此將佔用額外一個的用戶名額。
4.3 把離職員工電郵的賬戶內容，轉移到接管員工的新電郵賬戶，並刪除離職員工的賬戶 (不推薦)
- 保留離職員工的電郵賬戶，把離職員工的所有電郵，導出到接管員工的新賬戶，並設置日後再有電郵傳送到離職員工的電郵賬戶，該電郵將轉發到新賬戶。客戶檢查內容無誤後，我們將安排刪除離職員工的電郵賬戶。
- 由於賬戶刪除後，該賬戶內的所有電郵均被刪除並無法恢復，不建議本方案。
5. 為電郵添加簽名
- 在電郵末端，添加固定的簽名，能使對方更易與你聯繫。
- 每個賬戶均可以添加各自的簽名。
- 設置步驟如下：
5.1 點擊"設置"
5.2 編輯簽名
- 按下Signiture (簽名)，便可在右方編輯。在Associate Mail Address處選擇本簽名將會在哪個電郵。